Pengelolaan Informasi

Knowledge is Power”. Pepatah ini sudah sering kita dengar, tapi Bill Gates ternyata tidak sependapat. Menurut Bill Gates dalam bukunya Business @ the Speed of Thought, informasi yang di-share-lah yang memiliki kekuatan dahsyat, karena informasi ini telah berubah dari informasi pasif (yang hanya berada di kepala masing-masing orang, ataupun yang tersimpan dalam file) menjadi informasi aktif, yaitu informasi yang bisa memberi nilai tambah bagi kegiatan misalnya bisnis perusahaan. Informasi sudah menjadi salah satu sumber daya dari sekian banyak sumber daya Berikut ini akan disampaikan beberapa pengertian informasi dari berbagai sumber.

1. Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.
2. Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.
3. Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.
4. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting Information Systems : Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.Dari keempat pengertian seperti tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.
Salah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi adalah manusia sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya.

Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu bentuk atau jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya.
• Manajemen Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.
• Manejemen Level Menengah: untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.
• Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.
• Operator: untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan. Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu bentuk atau jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya.
• Manajemen Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.
• Manejemen Level Menengah: untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.
• Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.
• Operator: untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan. Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu bentuk atau jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya.
• Manajemen Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.
• Manejemen Level Menengah: untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.
• Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.
• Operator: untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan. Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu bentuk atau jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya.
• Manajemen Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.
• Manejemen Level Menengah: untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.
• Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.
• Operator: untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.Kemudian pada perkembangannya, dengan semakin besarnya lingkup sebuah sistem informasi memerlukan adanya penataan kembali personel dengan baik terutama pada struktur manajemen organisasi personil. 

Lihat contoh penataan struktur organisasi pada departemen Sistem Informasi pada gambar 2.4. Tetapi struktur organisasi seperti pada gambar tersebut dapat dimodifikasi sesuai dengan kondisi real perusahaan.Variasi struktur manajemen tersebut sangat tergantung pada Managerial Efficiency yang dibandingkan dengan tingkat User Service. Manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan dengan benar agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik. Hal itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahan-kesalahan yang bersifat manusiawi yang dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan sebuah sistem.
Gordon B. Davis memberikan contoh kesalahan-kesalahan tersebut seperti misalnya :
• Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
• Operator sistem tidak mengikuti prosedur pengolahan yang benar.
• Kehilangan data atau data tidak terolah.
• Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah.
• Salah dalam menggunakan dokumen induk/file induk.
• Kesalahan dalam prosedur pengolahan.
• Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.

Kesulitan karena kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data. Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang terjadi. Selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan auditing baik secara intern maupun ekstern.